Gérer son temps: la règle des 45 minutes

Vous aussi vous avez sans doute déjà éprouvé le sentiment d’être constamment interrompu durant votre travail, et de ne pas pouvoir vous concentrer suffisamment sur la tâche que vous êtes en train d’essayer d’accomplir.


Je ne sais pas vous, mais moi, je considérerais même que ces interruptions incessantes sont le principal frein à ma productivité.


Les sources de distraction peuvent être externes : quelqu’un vient nous parler, nous recevons un email …..
Nous les créons aussi parfois nous-mêmes : nous souhaitons consulter nos comptes en ligne, lire rapidement un article sur internet, consulter les prévisions météorologiques, ou une idée nous vient subitement et nous voulons la noter immédiatement ….

Bref, ces sources de distractions sont multiples et nous empêchent de nous concentrer réellement sur ce que nous avons à faire.

Elles peuvent paraître anodines, car on se dit à chaque fois « ça ne va me prendre que quelques minutes, et ensuite je me remet à bosser ». Oui mais voilà, quelques minutes plus tard, une autre interruption va sûrement nous empêcher de travailler et, avant que l’on s’en soit rendu compte, c’est une ou plusieurs heures qui se sont écoulées sans que l’on ai réellement avancé dans notre travail.

Les interruptions nuisent donc véritablement à notre productivité.


Je cumule mon emploi et d’autres activités telles que ce blog de développement personnel, qui sont assez chronophages. Il est donc évident qu’il est primordial pour moi d’utiliser au mieux le temps qui m’est imparti. Il faut donc que j’ai une productivité et une efficacité aussi importantes que possible. D’autant plus que je pense avoir encore pas mal de progrès à accomplir dans ce domaine.
C’est pourquoi j’essaie, en ce moment, d’expérimenter et de mettre en place différentes techniques afin d’améliorer ma productivité personnelle. Mon but est de trouver ainsi quelle technique marchera réellement pour moi.

Cela fait ainsi deux semaines que j’essaie de suivre autant que possible la règle des 45 minutes.

LA RÈGLE DES 45 MINUTES

Cette règle consiste à se concentrer uniquement sur la tâche à accomplir pendant 45 minutes. l’idée est de faire en sorte de ne pas être dérangé du tout pendant cette période. Il convient donc de ne tolérer aucune interruption.

Aucune interruption, cela signifie que je ne dois pas regarder mes mails pendant ce temps là, ni même répondre au téléphone. C’est sans doute cela le plus difficile.

Une idée pourrait être, si on est dans un environnement de travail avec des collègues, de mettre des écouteurs. Cela étant, cela peut aussi être une source de distraction si on met réellement de la musique. Tout dépend de votre mode de travail.

Si je suis chez moi, en train d’écrire un article de blog, par exemple, je vais demander à mon entourage de ne pas me déranger durant 45 minutes. Alors là franchement, je constate que cela n’est pas si simple. Difficile quand on travail de chez soi de faire comprendre à chacun qu’on n’est pas du tout disponible pour un certain temps. J’envisage le panneau « ne pas déranger » sur la porte de mon bureau.

Après les 45 minutes écoulées et pendant les 15 minutes suivantes, je peux faire une pause, boire un café, consulter mes emails, consulter un site web, jouer avec le chien … bref, tout ce que je veux du moment que ça ne dure pas plus de 15 minutes.

POUR QUELS RÉSULTATS ?

Niveau productivité, j’ai trouvé cela assez intéressant et très positif

Au travail, ma concentration s’en est trouvée améliorée et, par là même, mon efficacité. Les bénéfices restent toutefois limités à cause de mon environnement de travail. IL faut bien être disponible suivant le travail qu’on occupe. En effet, je me vois mal dire à mon patron que ses interruptions me dérangent et qu’à cause de lui je ne peux pas me concentrer.

De même, c’est délicat de ne pas répondre à appel client. Toutefois sur cette partie, j’ai appris à laisser les gens laisser un message sur mon répondeur. Cela me permet de rappeler au moment où je l’ai programmé et quand je suis disponible.

J’ai l’impression que c’est la réduction des interruptions qui marche le mieux en terme de gestion du temps et de productivité.

Mais c’est chez moi que la différence s’est le plus fait sentir. En effet, lorsque je travaille à domicile, par exemple à l’écriture d’un article pour ce blog, je dirais que cela m’a permis de quasiment doubler ma productivité.


Voici, selon moi, les principaux bénéfices de cette méthode :

1. Me concentrer sur une seule tâche à la fois

Aujourd’hui il faut être de plus en plus multitâche comme si cela nous permettait réellement d’être productif.

En réalité je constate qu’on ne fais pas plus de choses pour autant. Au contraire on s’éparpille et le résultat n’est pas bon du tout. Je suppose que vous aussi vous avez essayer d’écrire un mail tout en répondant à un sms, avec la télé alumée (si vous travaillez chez vous), tout en finissant un compte rendu de réunion.

La réalité, selon moi, c’est qu’en voulant tout faire à la fois, on ne concentre son attention sur aucune tâche et on finit par ne rien faire correctement. Au final, une tâche à la fois permet d’être beaucoup plus efficace.

De plus, je pense que vouloir faire trop de choses à la fois nous donne un sentiment d’impuissance et de perte de contrôle par rapport à notre environnement. On finit tôt ou tard par se sentir submerger par ne plus savoir « où donner de la tête » ce qui est générateur de stress.


Pour moi, la seule manière d’être réellement productif, est de concentrer 100% de notre attention et de nos capacités à la tâche que l’on souhaite accomplir.


En choisissant, pour 45 minutes, de ne pas m’occuper de mes emails, de me détourner d’internet, et de ne pas laisser mon esprit vagabonder, je suis capable d’investir plus d’énergie dans mon activité et de l’accomplir de manière plus efficace. Cela m’évite aussi d’être stressé : j’ai choisi de consacrer mes 45 minutes à une activité précise donc je n’ai pas besoin de me soucier de tout le reste pendant ce temps.

2. 45 minutes est une durée suffisamment longue … ou pas

Le seul petit bémol pour moi c’est que je trouve que 45 minutes ça passe très vite. Pas le temps de finir ce que je me suis imparti. Je suis plutôt fan des paquets de 90 minutes. Avec 90 minutes j’ai plus de temps pour me concentrer et produire mes tâches.

Je pense aussi que chacun a sa façon de travailler et son propre rythme. Et qu’il faut peut-être adapter cette méthode en fonction de cela.

3. Avoir la pression de la « deadline » me pousse à travailler plus rapidement

La loi de Parkinson nous dit que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Autrement dit, si l’on dispose de peu de temps pour effectuer une action, nous allons avoir tendance à l’accomplir rapidement alors que si nous avons beaucoup de temps, nous allons le faire lentement.
Cela veut donc dire que, puisque je me donne une durée limitée de seulement 45 minutes, je vais avoir tendance à terminer plus rapidement ce que je suis en train de faire.

En effet, en m’accordant seulement 45 minutes avant de rendre une pause, j’envoie à mon cerveau un message lui disant que le temps disponible pour travailler est limité et qu’il faut donc être le plus efficace possible.

Si l’on a tout le temps du monde pour effectuer une tâche, il est tout simplement trop facile d’être inefficace.

4. Eviter la procrastination

La technique me paraît produire de bons résultat sur la procrastination. Pour rappel, la procrastination, c’est quand on remet systématiquement une tâche au lendemain par exemple.

En effet, parfois une tâche peut nous effrayer et nous pouvons avoir l’impression qu’il y a tellement de travail à accomplir, que nous préférons la repousser. Nous avons le sentiment que nous n’en viendrons jamais à bout. Cela nous incite à la remettre indéfiniment à plus tard cela même si cela crée chez nous un sentiment de culpabilité. C’est ce que l’on appelle la procrastination.

J’ai constaté que si, au lieu de décider que je dois terminer aujourd’hui une tâche, je décide que je dois y consacrer 45 minutes, même si cela ne suffit pas à la finir totalement mon état d’esprit change : je ne suis plus effrayé par la masse de travail à accomplir, puisque je sais qu’après 45 minutes, je serais autorisé à arrêter et à faire quelque chose que j’aime.

Et j’ai même remarqué que, en général, une fois surmontée l’inertie initiale, je me rend compte que cette tâche n’est pas aussi effrayante qu’il n’y parait. Je suis alors plus enclin à recommencer une autre session de 45 minutes après mes 15 minutes de pause si nécessaire et, bien souvent, cette tâche est terminée dans la journée alors qu’elle me semblait auparavant insurmontable.


Je pense que cette règle des 45 minutes est très prometteuse au niveau individuel et va me permettre de réellement accroître ma productivité. Et peut-être aussi d’éviter la procrastination, ou du moins de la diminuer.
Je ressens même déjà les bénéfices de cette technique que j’ai appliquée, notamment, à l’écriture de cet article.
J’en viens même à regretter de ne pas avoir eu cette idée lorsque j’étais étudiant tant je pense qu’elle s’adapterait parfaitement aux périodes de révision intensive.


Et vous ? Expérimentez-vous pour augmenter votre productivité ? Avez-vous déjà essayé une technique similaire ?