10 astuces pour améliorer votre productivité

Note : Etant donné la longueur de cet article, j’ai décidé de le publier en deux parties. Pour la seconde c’est par ici.


N’avez-vous jamais eu la désagréable impression, lorsque vous songez à la semaine ou même à la journée qui vient de s’écouler, de ne pas avoir accompli la moitié de ce que vous aviez prévu ?

Quels que soient vos objectifs, que vous souhaitiez avoir une carrière réussie, créer votre entreprise, concilier votre vie familiale et votre vie personnelle, apprendre une langue ou un instrument de musique, voyager … le temps est certainement ce que vous avez de plus précieux. D’ailleurs votre revenu est le reflet direct de la façon dont vous utilisez votre temps

Comme je l’ai déjà évoqué, une journée fera toujours 24 heures seulement et pas une minute de plus. Le temps est d’ailleurs sans doute l’unique ressource devant laquelle nous sommes tous égaux. Il incombe donc à chacun d’entre nous de l’utiliser de la meilleure façon possible.

Personnellement, comme je le disais dans mon dernier article, concilier mon activité professionnelle avec l’écriture de ce blog et le temps passé auprès de mon entourage est un challenge qui m’enseigne la valeur du temps. Cela me permet de me rendre compte qu’améliorer ma gestion du temps et ma productivité est ce qui me permettra de me lancer dans de nouveaux projets et d’acquérir de nouvelles compétences. C’est aussi ce qui fera que je serais capable de saisir de nouvelles opportunités.


Voici donc 10 astuces issues de ma réflexion, de mon expérience et de mes lectures sur le sujet pour améliorer votre productivité personnelle dès aujourd’hui :


1. Planifiez la veille ce qui doit être accompli le lendemain

On en revient ici aux bases qui sont trop souvent oubliées avec la fameuse « To do list » (ou liste de tâches si vous préférez) dressant la liste de toutes les actions à accomplir le lendemain.
L’intérêt est, bien évidemment, tout d’abord que cela permet de ne rien oublier.
De plus, ne pas voir à faire d’efforts pour se rappeler ce que l’on a à faire permet d’avoir l’esprit plus libre. Il est ainsi plus facile de se concentrer sur une tâche à la fois sans pour autant perdre de vue les autres tâches à accomplir.
En outre, cette planification permet d’apprécier la charge de travail globale et d’identifier quelles tâches sont prioritaires et lesquelles sont secondaires. C’est donc l’occasion, si l’on se rend compte que la charge de travail est trop importante pour être réalisée en une seule journée, d’assigner quelques tâches à d’autres jours de la semaine ou de les déléguer lorsque c’est possible.

Il existe toute sorte d’outils pour gérer ces To do list. Personnellement, j’utilise l’outil de gestion de tâches intégré à Gmail parce qu’il s’agit d’un outil online, ce qui me permet de toujours y avoir accès du moment que j’ai un ordinateur à portée de main. Bien entendu, un simple post-it peut également convenir parfaitement.


2. Soyez réaliste dans votre planification du temps

Cela peut paraître quelque peu contre-intuitif, mais il ne sert à rien de planifier plus de tâches que ce que l’on est capable d’accomplir. Mon expérience personnelle m’a même montré que c’était, au contraire, contre-productif.

En effet, avoir plus de tâches à accomplir qu’il n’est humainement possible est générateur de stress et éventuellement chez certaines personnes, telles que moi-même, d’insomnies. Constater tous les jours que l’on a accomplis moins que prévu va contribuer à faire naître chez nous un sentiment d’impuissance et l’impression désagréable de perdre le contrôle sur notre vie et de nous laisser submerger.
De plus, nous serons naturellement enclins à considérer comme un échec le fait de ne pas avoir effectuées toutes les tâches prévues. Nous allons donc nous laisser envahir par des pensées négatives, ce qui n’est bien entendu, pas constructif. De ce fait c’est notre motivation elle-même qui va s’en trouver affectée ce qui risque d’entrainer, à terme, une forte baisse de notre productivité. Cela peut même aller, parfois, jusqu’à nous pousser à abandonner certains projets.

S’il vous arrive souvent de planifier trop de tâches à accomplir, je vous invite à faire le bilan, en fin de journée, de ce que vous avez réellement eu le temps de faire. De cette façon, vous devriez rapidement apprendre à évaluer correctement le temps nécessaire pour effectuer chaque tâche.


3. Commencez par le plus important

J’estime qu’il est très important de commencer votre journée par la tâche la plus importante. Votre tâche la plus importante, c’est celle qui aura le plus d’impact à long terme, qui sera décisive dans l’atteinte de vos objectifs et dans la réalisation de vos rêves …

Pourquoi cette tâche ne peut-elle pas attendre et être accomplie plus tard ?

Tout d’abord parce que c’est souvent celle qui nécessite le plus de concentration. Or, il est plus facile de se concentrer le matin parce que l’on est généralement encore frais et disponible et également parce que notre environnement est souvent plus calme et propice à un travail ininterrompu.
D’autre part, nous savons tous qu’une journée ne se déroule jamais exactement comme prévu et qu’il y aura toujours des urgences pour venir perturber nos plans. C’est pourquoi, remettre à plus tard dans la journée les tâches les plus importantes, ce serait prendre le risque de finir la journée sans avoir eu le temps de les accomplir.
Il est donc recommandé d’accomplir cette tâche la plus importante avant de faire quoi que ce soit d’autre comme lire vos blogs ou consulter vos emails.


4. Si une action peut être accomplie en moins de 2 minutes, faites-la immédiatement

Si vous vous retrouvez systématiquement à devoir payer des amendes de stationnement majorées parce que vous repoussez sans cesse le moment de les payer, vous voyez sans doute de quoi je veux parler.

Il s’agit tout simplement du type de tâche qui demande autant de temps pour être ajoutée dans une to do list que pour être accomplie.
C’est aussi le type de tâche que l’on remet constamment à plus tard car elle semble insignifiante mais dont la non-réalisation peut entrainer des conséquences totalement disproportionnées par rapport au temps nécessaire pour les effectuer.
De plus, si on ne les effectue pas immédiatement, toutes les actions de ce type vont finir par s’accumuler. Elles vont alors devenir une source potentielle de stress, elles vont encombrer inutilement notre esprit et nous empêcher ainsi d’être pleinement concentré.


5. Accordez-vous des plages horaires consacrées à votre entourage et à vos loisirs

Vouloir être efficace et accomplir beaucoup de choses ne doit pas vouloir dire ne pas savoir vous détendre ou négliger votre entourage. Bien au contraire, il est primordial de ne pas empiéter sur le temps consacré à ces activités.

En effet, si vous ne vous accordez aucune période de détente, sur le long terme votre motivation pour votre travail ou vos projets va en souffrir. A court terme, vous aurez peut-être l’impression de faire des progrès et d’être plus productifs, mais après quelques temps, vous allez être fatigué, votre motivation va diminuer, vous risquez même d’avoir envie de tout laisser tomber et vos performances vont cruellement s’en ressentir. Nous connaissons tous ce proverbe issu d’une pièce de Racine : « qui veut aller loin ménage sa monture »

D’autre part, décider que vous empiéterez sur vos loisirs ou votre famille si vous n’avez pas le temps de finir votre projet est contre-productif. En effet, c’est envoyer à votre cerveau un message suivant lequel il n’est pas absolument nécessaire d’être le plus efficace possible puisque l’on parviendra à trouver du temps de toute façon si besoin est. On retrouve la fameuse loi de Parkinson qui nous dit que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Enfin, je ne pense pas qu’il soit nécessaire de vous expliquer pourquoi il ne faut pas négliger les relations avec son entourage.


Cliquez ici pour accéder à la seconde partie de cet article.

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