10 astuces pour améliorer votre productivité – Seconde partie

Note : Etant donné la longueur de cet article, j’ai décidé de le publier en deux parties. Voici la seconde. Si vous n’avez pas encore lu la première partie c’est par ici

6. Décomposez vos objectifs en mini-objectifs

C’est ce qui est fait dans les entreprises où la gestion d’un projet repose sur sa découpe en tâches élémentaires qui sont ensuite ordonnées.

Je vous recommanderais de procéder de la même manière pour tout ce que vous avez à accomplir à titre personnel.
En effet, en décomposant un objectif en étapes et en actions à accomplir, il est plus facile de savoir ce que vous avez à faire à chaque instant et cela va donc minimiser les pertes de temps.

En outre, comme je l’avais expliqué dans mon article sur la motivation, cela va vous permettre d’éviter de céder au découragement que vous pourriez éprouver devant un projet dont vous ne voyez pas la fin.

7. Balancez votre télévision

J’avais écrit un article vous conseillant de vous débarrasser de votre télévision il y a deux mois. Je vous invite donc à le lire ou à le relire si vous voulez en savoir plus sur le sujet.
J’expliquais notamment dans cet article à quel point regarder la télévision était une activité gourmande en temps.
De plus, il s’agit d’une activité passive par excellence donc il est peu probable qu’après avoir regardé la télévision pendant une heure, vous soyez en mesure de travailler de manière très productive.

Je ne dis pas que la télévision est le mal absolu. Peut-être que vous êtes capable de contrôler l’usage que vous en faites et de trier l’information que vous en retirez. Mais si ce n’est pas le cas, je vous invite vraiment à réfléchir à la manière dont la télévision influence votre vie et au temps que vous y consacrez.

Personnellement, je peux vraiment affirmer sans hésitation que m’être débarrassé de ma télévision m’a aidé de manière décisive à prendre le contrôle sur ma vie, à être moins stressé et à améliorer celle-ci.

8. Utilisez la règle des 45 minutes

J’avais évoqué cette astuce il y a un peu plus d’une semaine dans l’article éponyme.
Pour résumer, il s’agit de se concentrer uniquement sur la tâche que l’on souhaite accomplir pendant 45 minutes et de ne tolérer, dans la mesure du possible, aucune interruption. En revanche, pendant les 15 minutes suivantes, vous pouvez faire tout ce qu’il nous plait : c’est notre récompense pour avoir tenu 45 minutes.

Pour moi, cette astuce a été, en quelque sorte, une révélation.
Tout d’abord, elle m’a permis d’améliorer ma concentration et mon efficacité dans toutes les tâches que j’effectue. Je dois dire que le fait de savoir qu’après 45 minutes je devrais m’arrêter, et de voir les secondes égrener leur compte à rebours m’aide à être plus efficace.

D’autre part, je trouve qu’il s’agit pour moi de l’astuce la plus efficace pour lutter contre la procrastination. Et plus l’activité est déplaisante plus cette méthode est efficace. Mon appartement n’avais d’ailleurs jamais été aussi soigneusement rangé que depuis que je l’utilise. En effet, alors qu’avant je repoussais généralement toute tâche ménagère à plus tard, je m’accorde maintenant 45 minutes pour effectuer celles-ci et je sais qu’après cela je serais en droit d’arrêter quoiqu’il arrive (et je dois reconnaître que, généralement, cette durée est plus que suffisante).

9. Limitez et contrôlez vos sources d’information

Le livre de Tim Ferris La semaine de 4 heures que je suis en train de lire en ce moment insiste beaucoup sur ce sujet.
L’idée est que nous sommes dans une ère où l’on nous abreuve d’une surcharge informations et que nous perdons beaucoup de temps à vouloir rassembler TOUTE l’information disponible.

C’est pourquoi l’on entend parfois dire que les cadres se noient dans la prise de décision. En effet, être exhaustif et rassembler toute l’information existante sur un sujet donné est impossible (l’information sera toujours incomplète et nous ne pourrons jamais connaître à l’avance les conséquences exactes d’une décision) et c’est aussi une façon de procrastiner et de reporter toute prise de décision.

Je dois dire que j’ai moi-même des progrès à faire à ce niveau là.
Cependant, je conçois bien qu’il faille trouver un juste milieu entre l’information qui nous est utile, qui va réellement nous apporter quelque chose, booster notre motivation ou notre productivité … et le trop plein d’information où l’on va lire plusieurs fois la même information présentée de manière différente.

Je pense que pour remédier à cela, il est important d’apprendre à se limiter aux sources d’informations les plus pertinentes (telles que ce blog ).
On peut, par exemple, ajouter à ses favoris, ses blogs et sites préférés et essayer de s’en tenir à ceux-ci. Ou utiliser les fils RSS pour être avertis lorsqu’un nouvel article est publié et éviter de devoir se rendre sur chaque site tous les jours pour vérifier cela.
Une autre astuce que j’utilise est celle-ci : si un lien vers un autre article se présente durant ma lecture, je choisis de les ouvrir dans un nouvel onglet de façon à ne pas être interrompu et à ne pas perdre ma concentration. Si je n’ai pas le temps de le lire dès maintenant, je le classe dans un fichier « à lire » afin d’y revenir une fois que j’aurais accompli mes tâches les plus importantes.

10. Rationnalisez votre utilisation des emails

On voit beaucoup de conseils à ce sujet dans les blogs consacrés à la productivité et au développement personnel, je ne suis donc pas le premier à donner ce conseil. Mais c’est justement parce que les emails sont certainement une des plus grandes sources de distractions n’ayant jamais été conçues que l’on évoque autant ce sujet. Je pense donc qu’il n’est pas inutile d’insister à ce propos.

Tout d’abord, je pense qu’il est nécessaire de limiter la consultation de vos emails. Si vous travaillez de chez vous par exemple, vous pouvez définir une plage horaire pour traiter vos emails et vous y tenir (il s’agit de les consulter ET d’y répondre).
Au travail, c’est souvent impossible mais vous pouvez choisir de n’ouvrir votre messagerie que toutes les heures par exemple.
Il est souvent tentant de répondre dans la minute aux emails reçus, surtout avec les systèmes d’alertes visuelles et sonores qui vont avec et qui leur confèrent une notion d’urgence. Cependant, en réalité, il s’agit d’une habitude pouvant vite se révéler chronophage, et un email pourra toujours attendre au moins une heure avant d’être consulté. C’est pourquoi je conseillerais de désactiver ces systèmes de notification et de n’ouvrir sa messagerie qu’à heure fixe.

Je vous conseillerais aussi d’organiser votre boîte de réception par dossiers thématiques.
Vous pouvez également utiliser des filtres pour classer automatiquement les messages en fonction de leur provenance et de leur sujet (personnellement, au travail, 75 % des messages entrants sont classés automatiquement dans la corbeille ).
Il est aussi possible de donner une couleur précise à certains messages. J’affiche ainsi en vert tous les messages provenant de mon supérieur, par exemple.


Et vous? Quelles astuces utilisez-vous pour améliorer votre productivité?